Zawarcie przez kontrahentów umowy przed fizycznym wykonaniem prac jest podstawowym działaniem od którego rozpoczyna się większość poważnych przedsięwzięć inwestycyjnych.
Umowy takie określają przede wszystkim uzgodnione warunki realizacji inwestycji, zasady współpracy między firmami i inne istotne kwestie możliwe do przewidzenia. Najczęściej umowy są nadrzędne nad wszystkimi innymi dokumentami obowiązującymi w projekcie. Często podpisanie umowy wiąże się z faktem, iż reprezentanci firm deklarują w imieniu pracowników swojej firmy, że Ci spełnią to, na co decydenci się umówili – to najczęściej wiąże się z aktywowaniem określonych osób w firmie do działania w odpowiednim momencie trwania współpracy. Można zatem uznać, że umowa jest bazą dla wszystkich działań w projekcie – racjonalnym jest więc, aby treść umowy znana była przez te osoby, na które inwestycja oddziałuje bezpośrednio i pośrednio – szczególnie zaś powinni ją znać Ci, których określone działania deklarowane są np. w przedmiocie umowy. Weźmy jako przykład sytuację, w której decydenci zgadzają się na prowadzenie przez Wykonawcę prac nocnych – takie działanie wymagać może od inżynierów zarządzających obiektem przyjście do pracy na nocną zmianę, aby nadzorować pracę Wykonawcy. Jeśli zatem osoby podpisujące umowę się na to zgodzą, inżynierowie obiektowi będą musieli wypełnić to zobowiązanie pomimo związanych z tym niedogodności. Powinni oni zatem wiedzieć jakie środki przygotowawcze podjąć, aby realizacja prac nocnych mogła się odbyć, a to wiązać ich będzie z koniecznością znajomości treści umowy. Tak przynajmniej mówi teorii, a niemniej nie zawsze pokrywa się ona z praktyką..
W praktyce, jednym z najczęstszych błędów jakie popełniają członkowie zespołów fizycznie wykonujących projekt po obu stronach jest zwyczajnie nieprzeczytanie umowy ze zrozumieniem.
Często nawet sami kierownicy projektów nie do końca znają treści umów, co oczywiście w bezpośredni sposób przekłada się na częste, stopniowe odchodzenie od ustalonych zasad. To z kolei prowadzić może do problemów które najczęściej kończą się zdziwieniem „jak to jest możliwe, że podpisaliśmy taką umowę?”. Każda taka sytuacja sugeruje popełnienie błędu przez decydentów podpisujących umowę i rodzić może frustrację oraz rozgoryczenie wśród pracowników zarządzających niższych szczebli – inżynierów obiektowych czy kierowników zmiany – które przekłada się najczęściej na opór w działaniu. Jednak, czy takie podejście jest słuszne?
Wszak, umowa podpisana została przed fizyczną realizacją prac zatem była pierwsza przed tym zanim jakikolwiek trud fizyczny został podjęty. Treść umowy była dostępna (przynajmniej powinna być) przed realizacją zadania, więc czy faktycznie decydenci podpisujący umowę popełnili błąd? Odpowiedź brzmi – oczywiście nie.
Niestety zdziwienie i rozgoryczenie wśród kadry wykonującej projekt wynika najczęściej z braku dopełnienia podstawowego założenia realizacji projektu, czyli zaznajomienia się kadry z umową.
Co więcej, z uwagi na fakt, iż umowy często mają po kilkadziesiąt stron i redagowane są językiem prawniczym, wielu pracowników unika czytania ich jak ognia zakładając, że i tak jej nie zrozumieją lub że nie muszą znać jej treści bo „umowy są dla zarządu”. Taka postawa oczywiście prowadzić może do bałaganu realizacyjnego i problemów. Zamiast zatem stosować podejście „jak to jest możliwe, że podpisaliśmy taką umowę?” post factum należałoby zastosować podejście „podpisaliśmy taką umowę, więc teraz musimy działać tak, aby nie dopuścić do sytuacji X lub Y” jeszcze przed rozpoczęciem działań. Jak skutecznie sprawić, aby kadra myślała w ten sposób? Dobrym pomysłem jest wdrożenie kilku kroków:
– omówienie treści umowy, interpretacji jej założeń i załączników wewnątrz naszego zespołu projektowego zaraz po podpisaniu tejże umowy. Można to przeprowadzić w formie grupowego spotkania z panelem pytań i odpowiedzi oraz podpisaniem listy potwierdzającej udział w takim spotkaniu. To działanie powinno być każdorazowo powtarzane również w przypadku podpisywaniu aneksów do umów
– wypisanie najważniejszych punktów na jakie zwrócić powinien uwagę zespół przed fizyczną realizacją zadań – wszak nie wszystkie klauzule umowy dotyczyć będą np. obszaru produkcji
– rozpoczynanie każdego tygodnia roboczego od odświeżenia sobie treści umowy – to działanie może wykonywać każdy indywidualnie wedle własnych potrzeb i możliwości
Pomimo, iż powyższe działania wiążą się z pewnym wysiłkiem i czasem poświęconym na ich przeprowadzenie, ich efekty będą na pewno tańsze i mniej „nerwotwórcze” niż mierzenie się
ze skutkami problemów powstałych po pojawieniu się problemów.
Ze swojej strony polecam każdorazowo czytać treść umowy i próbować zrozumieć jej założenia, gdyż poszerza to nasze horyzonty analityczne i pozwala bardziej świadomie działać zarówno
w środowisku zawodowym jak i prywatnie, gdyż warto tu nadmienić, ze czytanie ze zrozumieniem umów w pracy może pomóc nam w lepszym wynegocjowaniu warunków np. umów kredytowych zaciąganych prywatnie. Oczywiście, nie zwalnia nas to z konieczności posiłkowania się prawnikami lub innymi profesjonalistami mogącymi nam doradzić w umowach, niemniej poszerzyć może nasze horyzonty na tyle, że faktycznie zrozumiemy na co się piszemy.
Polecam zatem podejść do czytania umów, jako nauki która przydać się może w wielu aspektach życia.
