Jak wspominałem w szkoleniu, projekty inwestycyjne często dzielą się na etapy w których prace projektowe traktowane mogą być osobno i realizacja osobno. Zatem z założenia, każdą z prac wykonywać może inna firma. I w wielu przypadkach nie jest stanowi to problemu. Są jednak pewne rodzaje prac projektowych które lepiej zlecać jednemu Dostawcy w pakiecie z wykonawstwem – oczywiście, co do zasady najlepiej wszystkie prace projektowe zlecać jednemu Dostawcy wraz z wykonawstwem niemniej niektórych rodzajów robót nie warto jest dzielić na dwie różne firmy. Jednym z obszarów w których ta zasada się sprawdza są relokacje linii produkcyjnych – w tym przypadku lepiej jest aby inwentaryzacji linii i przygotowania planu relokacji dokonywała firma która fizycznie przenosić będzie linię.
Dlaczego tak istotnym jest aby wszystko było w zakresie firmy wykonującej fizyczną realizację? Aby opisać powody podam przykład w którym przyjmiemy, że w zadanie zaangażowane są dwie firmy – X i Y gdzie X zajmować się ma tylko inwentaryzacją linii natomiast Y jej fizyczną relokacją.
Gdy w pierwszej kolejności wyślemy firmę X do zrobienia inwentaryzacji linii, firma ta coprawda przygotować może raport z inwentaryzacji lecz może on nie mieć żadnej wartości praktycznej. Firma X niczym nie ryzykuje bo to nie ona fizycznie przenosić będzie maszyny – może więc stosować pewne triki mające zapewnić jej komfort rozmycia odpowiedzialności: może dobierać fakty w dowolny sposób (a nawet je przeinaczać) a niewiedzę lub braki informacji które powodować mogą potencjalne problemy, przerzucać mogą poprostu na barki późniejszego wykonawcy fizycznych przenosin czyli firmy Y. Jeśli zatem firma X gdziekolwiek w opracowaniu czy raporcie z inwentaryzacji zawarła stwierdzenie typu:
„na podstawie zewnętrznej kondycji urządzeń ocenia się, że stan techniczny linii przeznaczonej do relokacji jest dostateczny “,
” szczegółowy plan relokacji linii powinien zostać przygotowany przez firmę zakontraktowaną do relokacji”
lub
„W ramach relokacji Wykonawca wykonać powinien przeglądy serwisowe określające możliwość ponownego zamontowania maszyn”.
oznacza to, że odpowiedzialność uległa właśnie rozmyciu.
Zapisy takie wskazują brak szczegółowej wiedzy dotyczącej stanu maszyn i pokazują, że firma wykonująca inwentaryzację dokonywała tylko wizualnej oceny stan urządzeń co ni jak nie daje odpowiedzi, czy urządzenia są sprawne i będą funkcjonować w sposób zapewniający spełnienie założeń produkcyjnych. Zatem cała inwentaryzacja wykonana przez tą firmę nie będzie miała większej wartości dla firmy wykonującej przenosiny (w naszym przypadku firma Y) gdyż doświadczony, profesjonalny Dostawca który będzie odpowiedzialny za fizyczną relokację ( i poniesie pełne ryzyko przeniesienia i uruchomienia linii) wie już, że będzie tu musiał zastosować zasadę ograniczonego zaufania do takiego opracowania i wykonać będzie musiał całą inwentaryzację jeszcze raz aby ograniczyć ryzyko wpływu błędnych lub niepełnych informacji na fizyczną realizację zadania. W tym przypadku firma robiącą pierwszą inwentaryzację (firma X) zwyczajnie zarobiła nie ryzykując niczego (ponieważ fizyczne przenosiny i tak nie należą do ich odpowiedzialności) natomiast firma która ma wykonać przenosiny (firma Y) ryzykuje wszystkim dlatego aby być pewną sukcesu przenosin, musi dopełnić obowiązku osobistego sprawdzenia wszystkiego jeszcze raz bardziej gruntownie, biorąc raport firmy X z wcześniejszej inwentaryzacji za niepewne źródło informacji. I tutaj niestety odpowiedzialność jest tak rozmyta że może nie pomóc nawet konieczność świadczenia nadzoru autorskiego. Z perspektywy Inwestora, najpewniej ta sytuacja będzie oznaczać stratę pieniędzy gdyż zapłaci on dwa razy za tę samą inwentaryzację. Dlatego też lepiej kontraktować jedną firmę do wykonania wszystkich prac w pakiecie.
Jakie jeszcze rodzaje prac lepiej zlecać w pakiecie? Między innymi prace wykonania projektu wykonawczego budowlanego razem z fizycznym wykonaniem prac budowlanych, wykonanie projektu wykonawczego zbiorników wraz z ich prefabrykacją, niektóre projekty koncepcyjne opisujące osobliwe procesy produkcyjne i inne.
Tym wpisem chcę zatem zachęcić Inwestorów do refleksji nad tym aby nie dzielić ślepo wszystkich prac na etapy tylko zrobić wcześniej analizę ryzyka biznesowego jakie niesie się ze sobą wybór danej opcji (podziału lub zlecenia wszystkiego w pakiecie) biorąc pod uwagę możliwość rozmycia odpowiedzialności.
